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Le choix d’une solution idéale de consolidation financière pour une entreprise est une étape cruciale qui nécessite une approche structurée. Voici les étapes clés d’un projet de sélection d’une solution de consolidation financière :

1. Définir les objectifs du projet

Pourquoi la consolidation financière ? : Déterminez les objectifs spécifiques à atteindre avec la solution (accélération de la clôture financière, conformité réglementaire, automatisation des processus, etc.).

Identification des parties prenantes : Identifiez les principales parties prenantes du projet, telles que les équipes financières, les responsables IT, les auditeurs externes, etc.

Clarifier les besoins spécifiques : Cela inclut les exigences spécifiques en termes de reporting, de normes comptables (NF, IFRS, US GAAP, Solvency 2, etc.), de consolidation multi-sociétés, de gestion des flux intercompagnies, etc.

2. Évaluation des exigences fonctionnelles et techniques

Cartographie des processus existants : Analysez les processus de consolidation actuels (manuels ou semi-automatisés) pour comprendre les points de friction et les inefficacités.

Établir une liste des exigences fonctionnelles :

•      Consolidation multi-sociétés
•      Reporting réglementaire et de gestion
•      Gestion des flux intercompagnies
•      Automatisation des ajustements et des écritures de consolidation
•      Production de la plaquette
•      Prévisions et planification financière
•      Collaboration entre équipes et gestion des workflows

Exigences techniques :

•      Intégration avec les systèmes existants (ERP, logiciels comptables, etc.)
•      Accessibilité en cloud, on premise ou hybride
•      Sécurité des données et gestion des accès
•      Scalabilité et performance pour les volumes de données prévus

3. Identification des solutions possibles

Recherche des solutions disponibles : Identifiez les principales solutions de consolidation financière disponibles sur le marché en fonction des exigences fonctionnelles et techniques. Cela inclut des solutions comme SAP Group Reporting, OneStream XF, Oracle FCCS, CCH Tagetik, etc.

Analyser les tendances du marché : Consultez des études de marché, des rapports d’analystes (comme Gartner, Forrester) et des avis d’utilisateurs pour évaluer les forces et les faiblesses des solutions disponibles.

Rassembler des démonstrations produits : Demandez des démonstrations des solutions présélectionnées pour voir comment elles répondent aux besoins de l’entreprise.

4. Évaluation des coûts et des ressources nécessaires

Évaluer les coûts de la solution : Calculez le coût total de la solution, y compris les licences, les coûts d’implémentation, les frais de formation, la maintenance et les coûts associés à la mise en œuvre sur le long terme.

Ressources nécessaires pour l’implémentation : Déterminez les ressources internes nécessaires pour le projet, telles que les compétences techniques, les équipes projet, les consultants externes, etc.

Planification des délais : Estimez le temps nécessaire pour le déploiement, en fonction de la complexité de la solution choisie et de l’état des systèmes existants.

5. Réalisation d’une analyse comparative

Évaluation des solutions sur des critères clés : Créez une grille de notation pour comparer les solutions en fonction des critères suivants :

•      Fonctionnalités : Quelles sont les fonctionnalités clés de chaque solution par rapport aux besoins de l’entreprise ?
•      Intégration : Quelle est la facilité d’intégration avec les systèmes existants (ERP, logiciels comptables) ?
•      Scalabilité : La solution peut-elle croître avec l’entreprise (en termes de volume de données, de nombre de sociétés, etc.) ?
•      Facilité d’utilisation : Comment évaluez-vous la convivialité de l’interface utilisateur ?
•      Coût total : Coût d’acquisition, coûts d’implémentation et coûts de maintenance.
•      Support et service après-vente : Qualité du support, documentation, et ressources de formation disponibles.

Évaluation des avantages et des inconvénients : Prenez en compte les avantages et les inconvénients de chaque solution par rapport aux objectifs et aux contraintes de l’entreprise.

6. Sélection de la solution

Finaliser la sélection : Sur la base des critères comparatifs, sélectionnez la solution qui répond le mieux aux besoins de l’entreprise. Assurez-vous d’impliquer toutes les parties prenantes dans la décision finale.

Négociation des termes contractuels : Négociez le prix, les conditions de licence, les services d’assistance et le calendrier de mise en œuvre avec le fournisseur.

7. Planification de l’implémentation

Élaboration d’un plan de mise en œuvre : Créez un plan détaillé pour l’implémentation de la solution, comprenant les étapes de préparation des données, la configuration du logiciel, la formation des utilisateurs, la migration des données et la phase de test.

Identification des risques : Évaluez les risques potentiels liés à l’implémentation (retards, résistance au changement, problèmes d’intégration) et développez des stratégies pour les atténuer.

Définition des responsabilités : Assurez-vous que les responsabilités sont clairement définies pour chaque phase de l’implémentation (gestion du projet, gestion des données, formation, etc.).

8. Formation et accompagnement des utilisateurs

Formation des utilisateurs clés : Formez les utilisateurs clés à l’utilisation de la solution choisie, en mettant l’accent sur les processus de consolidation et de reporting.

Accompagnement au changement : Mettez en place une stratégie d’accompagnement au changement pour faciliter l’adoption de la nouvelle solution et minimiser la résistance.

9. Déploiement et suivi

Déploiement de la solution : Mettez en œuvre la solution dans un environnement de production après une phase de test approfondie.

Suivi post-déploiement : Surveillez les performances de la solution, résolvez les éventuels problèmes et effectuez des ajustements en fonction des retours d’expérience des utilisateurs.

10. Amélioration continue

Optimisation : Après la mise en œuvre, continuez à surveiller l’efficacité de la solution et identifiez les domaines à améliorer. Profitez des mises à jour ou des nouvelles fonctionnalités proposées par le fournisseur pour optimiser la solution.

Evolution des processus : le changement du logiciel de consolidation peut présenter une opportunité pour faire évoluer le processus de production, de contrôle et de validation des données.

Retours d’expérience : Collectez les retours des utilisateurs pour faire évoluer la solution en fonction de leurs besoins changeants et des évolutions de la réglementation.

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Le choix de la solution de consolidation financière idéale nécessite une approche systématique qui prend en compte les besoins fonctionnels et techniques de l’entreprise, tout en évaluant les coûts et la faisabilité d’implémentation. Un tel projet doit être mené avec une forte implication des parties prenantes, un respect des délais et un suivi rigoureux pour garantir une adoption réussie.

L’équipe Finance Advisory d’Alarys dispose des compétences nécessaires pour vous accompagner sur ce type de projets. N’hésitez à nous contacter pour en parler.