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La réalisation de Proofs of Concept (POC) dans le cadre de la sélection d’un outil de consolidation est une démarche essentielle pour valider les capacités techniques et fonctionnelles des solutions présélectionnées avant de prendre une décision finale. Un POC permet de tester des aspects cruciaux d’une solution dans un environnement réel ou simulé et de vérifier si elle répond aux exigences spécifiques de l’entreprise.

Voici une démarche méthodologique détaillée pour réaliser des POCs efficaces, accompagnée d’exemples pratiques :

1. Définition des objectifs du POC

Objectifs globaux : Avant de commencer le POC, il est crucial de définir les objectifs clairs à tester et à valider. Par exemple :

• Vérifier la capacité de la solution à gérer la consolidation financière d’un groupe de sociétés.
• Tester l’intégration de la solution avec le système ERP existant (ex. SAP, Oracle).
• Valider la facilité d’utilisation de l’interface utilisateur pour les équipes financières.
• Vérifier les performances de la solution lors de la clôture des comptes financiers.

Exemples d’objectifs spécifiques :

• Tester l’automatisation des écritures de consolidation.
• Vérifier si le reporting réglementaire peut être généré de manière conforme et sans erreur.
• Tester la gestion de la conversion des devises pour plusieurs sociétés opérant à l’international.

2. Sélection des critères à tester

Identifiez les critères précis qui seront testés dans le cadre du POC. Chaque critère doit être mesurable et pertinent pour les besoins de l’entreprise.

Fonctionnalités :

• Consolidations multiples : Tester la capacité à gérer des plusieurs entités et plusieurs périmètres, scénarios ou variantes.
• Gestion des ajustements de consolidation : Tester la capacité à gérer les ajustements inter-sociétés (écritures de consolidation, élimination des transactions intra-groupe).
• Reporting : Vérifier si la solution permet de générer facilement des rapports financiers consolidés, à la fois statutaires (bilan, compte de résultat) et de gestion (analyse de la rentabilité, des marges).

Critères techniques :

• Intégration : Tester l’intégration avec les systèmes existants (ERP, bases de données).
• Sécurité : Vérifier les fonctionnalités de sécurité telles que la gestion des accès et des rôles.
• Scalabilité et performance : Tester les performances avec un volume de données représentatif (ex. 100 sociétés, des milliers de transactions).

Critères d’ergonomie :

• Interface utilisateur : Tester la facilité d’utilisation de l’interface, la navigation dans les différentes fonctionnalités, la personnalisation des tableaux de bord.
• Expérience utilisateur : Vérifier la clarté du workflow, des états de saisie, des rapports et la réactivité de la solution.

3. Planification du POC

Durée du POC : Définir la durée du POC (généralement entre 2 à 4 semaines selon la complexité). Le POC doit être suffisamment long pour tester les fonctionnalités principales, mais pas trop long pour éviter de perdre du temps.

Scénarii de test : Créez des scénarii de test détaillés qui couvrent les principaux processus de consolidation et de reporting. Exemples de scénarios :

• Scénario 1 : Consolidation de 3 sociétés avec des transactions intragroupes et des écritures de consolidation (test des éliminations, des ajustements).
• Scénario 2 : Génération d’un reporting consolidé selon les normes IFRS (ex : tableau de flux de trésorerie, état des variations des capitaux propres).
• Scénario 3 : Test de la gestion des devises : Effectuer la conversion des transactions entre sociétés opérant dans des devises différentes.
• Scénario 4 : Automatisation du workflow de clôture : Vérifier l’automatisation des étapes de clôture du processus financier, depuis les écritures de consolidation jusqu’aux rapports.

Données nécessaires : Identifiez et préparez les jeux de données à utiliser pour le POC. Cela peut inclure des extraits de données réelles ou des données fictives proches de la réalité. Il est important que ces données couvrent la diversité des situations rencontrées dans le processus de consolidation (nombre d’entités, de consolidations, de périmètres, de transactions intercos, des devises, etc.).

4. Mise en place de l’environnement de test

Configuration initiale : Installez la solution dans un environnement de test dédié (sandbox). Si la solution est cloud-based, assurez-vous que l’accès est correctement configuré pour les différents utilisateurs concernés.

Intégration avec les systèmes existants : Si l’intégration avec l’ERP ou d’autres systèmes est un critère clé, testez cette intégration en amont du POC.

Formation des utilisateurs : Formez brièvement les utilisateurs sur l’utilisation de la solution pour qu’ils puissent effectuer les tests correctement.

5. Réalisation des tests du POC

Tests des fonctionnalités : Suivez les scénarios de test définis précédemment. Assurez-vous de tester les processus de bout en bout, de la saisie des données à la génération des rapports consolidés.

Suivi des performances : Mesurez les temps de traitement pour les tâches critiques (ex : génération de rapports consolidés, calculs, traitements de consolidation, etc.).

Retour des utilisateurs : Collectez des retours réguliers des utilisateurs sur la convivialité, l’ergonomie et la facilité d’utilisation.

6. Évaluation des résultats du POC

Tests fonctionnels : Vérifiez que tous les objectifs fonctionnels ont été atteints (consolidation, reporting, automatisation des processus, etc.).

Analyse technique :

• Performance : La solution a-t-elle répondu aux exigences de performance (rapidité des traitements, capacité à gérer le volume de données attendu) ?
• Intégration : L’intégration avec les autres systèmes (ERP, bases de données) a-t-elle été fluide et fiable ?
• Sécurité : La gestion des rôles et des accès est-elle adéquate ?

Retours utilisateurs : Les utilisateurs ont-ils trouvé l’interface conviviale et les workflows adaptés ? La solution a-t-elle permis une simplification des processus ?

Comparaison avec les autres solutions : Si plusieurs solutions sont en POC, comparez les résultats obtenus pour chaque solution sur les critères clés.

7. Documentation et recommandations

Rapport de POC : Rédigez un rapport détaillant les résultats de chaque test, les problèmes rencontrés, les points positifs et les points d’amélioration.

Recommandations : Sur la base des résultats du POC, faites des recommandations concernant la solution à adopter. Cette décision doit prendre en compte :

• L’adéquation des fonctionnalités avec les besoins de l’entreprise.
• La facilité d’intégration avec les systèmes existants.
• La réactivité des utilisateurs et la convivialité de l’interface.
• Les performances globales et la scalabilité.
• Le coût total de la solution.

8. Suivi et validation finale

Sélection finale : Sur la base des résultats du POC, sélectionnez la solution qui correspond le mieux aux exigences de l’entreprise.

Plan de déploiement : Si le POC est concluant, établissez un plan de déploiement détaillé pour la mise en production de la solution.

Alarys vous accompagne

Les POCs permettent de tester concrètement les solutions dans un environnement contrôlé avant de prendre une décision d’achat. Grâce à des scénarios pratiques, vous pourrez évaluer non seulement la capacité technique de la solution, mais aussi son impact sur les processus métiers et son acceptabilité auprès des utilisateurs. L’analyse des POCs sera donc un élément clé pour choisir l’outil de consolidation le plus adapté aux besoins de votre entreprise.

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