Temps de lecture : 5 minutes

La rédaction d’un cahier des charges (CDC) pour sélectionner la solution de consolidation financière idéale est une étape essentielle pour formaliser les attentes et les critères de sélection, et pour garantir une prise de décision éclairée. Un cahier des charges bien structuré permet de guider le choix du fournisseur et de clarifier les exigences techniques et fonctionnelles. Voici les étapes pour rédiger un cahier des charges adapté ainsi que les critères importants à prendre en compte.

1. Introduction et contexte

Contexte de l’entreprise : Présentez brièvement l’entreprise, son secteur d’activité, ses objectifs stratégiques, etc.

Objectifs du projet : Précisez les objectifs à atteindre grâce à la solution (accélérer la clôture, amélioration de la visibilité financière, réduction des erreurs humaines, amélioration de l’efficience des équipes, conformité réglementaire, automatiser les processus, etc.).

Périmètre de la solution : Définissez le périmètre fonctionnel du projet. Cela inclut les processus à couvrir (consolidation, reporting, gestion des flux intercompagnies, etc.) et les spécifications techniques nécessaires.

2. Description des besoins fonctionnels

Cette section doit décrire en détail les fonctionnalités spécifiques que la solution doit impérativement offrir.

Consolidation financière :

• Capacité à gérer des processus de consolidation multi-sociétés.
• Automatisation des écritures de consolidation et des ajustements.
• Ajustements de consolidation et traitements des écritures.
• Gestion des flux intercompagnies.
• Gestion de la conversion des devises et des ajustements de change.
• Gestion des normes comptables locales et internationales.
• Gestion des variations de périmètres
• Gestion du partage groupe et minoritaires

Reporting et analyse :

• Possibilité de générer des états financiers consolidés (bilan, compte de résultat, variation des capitaux propres, tableau des flux de trésorerie).
• Reporting réglementaire conforme aux normes locales et internationales (NF, IFRS, US GAAP, Solvency 2, Bâle 3, etc.).
• Reporting de gestion interne pour des analyses plus fines des performances financières (segments d’activités, géographie, etc.).
• Capacités d’analyse pour la prise de décisions stratégiques (tableaux de bord financiers personnalisables).
• Permettre une comparaison efficace avec le budget et les atterrissages.

Gestion des normes comptables :

• Capacité à traiter différents référentiels comptables (NF, IFRS, US GAAP, Solvency 2, Bâle3, etc.) et extra-financiers
• Capacité à s’adapter à des changements réglementaires.

Planification et prévisions :

• Prévisions de trésorerie et de performance.
• Planification budgétaire et projections financières.

Automatisations :

• Automatisation des écritures de consolidation
• Reporting automatisé et notifications
• Automatisation des contrôles comptables et de cohérence.

Conformité :

• Respect des exigences réglementaires locales et internationales (SOX, IFRS, etc.)

3. Description des besoins techniques

Architecture et déploiement :

• Solution cloud, on-premise, ou hybride.
• Compatibilité avec les environnements existants (ERP, systèmes comptables).
• Extensibilité et mise à l’échelle pour accompagner la croissance de l’entreprise.

Sécurité et conformité :

• Gestion des droits d’accès et des autorisations.
• Conformité aux normes de sécurité des données (RGPD, ISO 27001, etc.).
• Sauvegarde et continuité de service.

Intégration avec les autres systèmes :

• Intégration avec les ERP, les outils comptables, et les autres systèmes d’information de l’entreprise (ex. SAP, Oracle, Dynamics).
• Capacité à récupérer et envoyer des données à partir de diverses sources (fichiers Excel, ERP, etc.).

Interface utilisateur :

• Interface intuitive et conviviale pour les utilisateurs métiers (comptables, responsables financiers).
• Personnalisation de l’interface selon les besoins des utilisateurs.
• Capacités de reporting visuel (tableaux de bord, graphiques).

4. Exigences de performance

Scalabilité : La solution doit pouvoir évoluer pour s’adapter à l’augmentation du volume de données, du nombre de sociétés consolidées, etc.

Temps de réponse : La solution doit être capable de traiter rapidement les données financières, surtout lors des périodes de clôture.

Fiabilité et disponibilité : Disponibilité de la solution et gestion des pannes ou des maintenances.

5. Besoins en support et maintenance

Assistance technique : Définir les niveaux de support attendus (par exemple, support 24/7, gestion des tickets d’incident, assistance à la mise en œuvre).

Formation : Prévoir des formations pour les utilisateurs sur la solution, que ce soit lors de l’implémentation ou dans le cadre de mises à jour régulières.

Mises à jour et évolution : Fréquence des mises à jour de la solution, intégration des nouvelles fonctionnalités et conformité avec les normes évolutives.

6. Critères de sélection

Cette section doit définir les critères de sélection détaillés pour le choix du fournisseur.

Fonctionnalités : Évaluez les fonctionnalités de chaque solution en fonction des besoins de l’entreprise. Assurez-vous que la solution couvre tous les aspects du processus de consolidation financière et de reporting.

Facilité d’intégration :

• Quelle est la facilité d’intégration avec les systèmes existants (ERP, logiciels comptables) ?
• Y a-t-il des outils ou des API qui faciliteront cette intégration ?
• L’éditeur offre-t-il un service d’assistance pour l’intégration ?

Coût total de possession :

• Coût d’acquisition de la solution (licence, frais d’abonnement SaaS, etc.)
• Coût de l’implémentation (formation, assistance technique)
• Coût total de possession (TCO) à long terme, y compris les frais de maintenance, les mises à jour et l’hébergement.
• Estimation du retour sur investissement (ROI) basé sur l’amélioration des processus et la réduction des erreurs.

Temps d’implémentation :

• Combien de temps prendra l’implémentation de la solution ?
• Quelle est la durée du projet prévue, du lancement à la mise en production ?
• Quelle est la charge de travail estimée pour votre équipe ?

Facilité d’utilisation :

• Interface utilisateur intuitive et ergonomique
• Facilité de prise en main par les utilisateurs métier
• Formation et ressources d’accompagnement disponibles

Scalabilité et flexibilité :

• La solution pourra-t-elle évoluer avec l’entreprise (ajout de nouvelles sociétés, augmentation du volume de données) ?
• Existe-t-il des options pour personnaliser ou étendre la solution selon les besoins futurs ?

Sécurité et conformité :

• Respect des normes de sécurité et des exigences réglementaires (RGPD, SOX, IFRS, etc.)
• Gestion des permissions et des rôles utilisateurs
• Sauvegardes, protection contre les cyberattaques et récupération en cas de sinistre.

Support et service après-vente :

• Qualité du support technique : 24/7, support dédié, documentation, forum d’utilisateurs
• Réactivité en cas de problème ou de question
• Ressources de formation et d’accompagnement pour les utilisateurs (webinars, documentation en ligne, support en personne)

Références clients et expérience : Exemples de clients de taille similaire qui utilisent déjà la solution.

Innovation et roadmap : Capacité de la solution à intégrer des innovations futures et son plan de développement.

7. Démarches et attentes vis-à-vis des éditeurs

Propositions détaillées : Les éditeurs doivent soumettre une proposition détaillée qui couvre les points ci-dessus, avec des démonstrations, des études de cas et une estimation du coût.

Phases du projet et planning : Le fournisseur doit préciser les étapes clés du projet, y compris la planification de l’implémentation, les ressources nécessaires, et les dates importantes.

Conditions contractuelles : Le contrat doit détailler les conditions de licence, les délais de mise en œuvre, les garanties sur la performance et la disponibilité, ainsi que les modalités de maintenance et d’assistance.

Références et validation : Demander des références clients de sociétés similaires pour valider les antécédents et les réussites des solutions proposées.

8. Processus de soumission

Délai de réponse : Indiquer le calendrier de soumission des propositions.

Demande de démonstration : Préciser que des démonstrations ou des essais de la solution sont attendus dans le cadre de la sélection.

Critères de décision : Préciser comment les propositions seront évaluées, notamment sur la base de la grille de critères établie.

Critères clés pour une bonne prise de décision

Alignement avec les besoins : Assurez-vous que la solution choisie répond pleinement aux besoins spécifiques de l’entreprise en termes de consolidation, de reporting et d’intégration avec les autres systèmes.

Retour sur investissement (ROI) : Évaluez les coûts de la solution par rapport aux bénéfices attendus (gain de temps, efficacité accrue, conformité réglementaire, etc.).

Scalabilité : La solution doit être capable de s’adapter à l’évolution de l’entreprise, tant en termes de volume de données que de fonctionnalités.

Facilité d’intégration : Vérifiez que la solution s’intègre facilement avec les systèmes existants (ERP, outils comptables) pour éviter des coûts et des efforts supplémentaires.

Expérience utilisateur : Une interface intuitive et un bon support utilisateur sont essentiels pour garantir une adoption rapide et une utilisation efficace de la solution.

En suivant ces étapes et en mettant l’accent sur les critères de sélection pertinents, vous serez en mesure de choisir la solution de consolidation financière qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.

L’équipe Finance Advisory d’Alarys dispose des compétences nécessaires pour vous accompagner sur ce type de projets. N’hésitez à nous contacter pour en parler.